Datenschutzerklärung für die Life-Assist-Anwendung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Life Assist GmbH & Co. KG, Am Pfarrgraben 18, 85049 Ingolstadt, Deutschland. Vertreten durch die Life Assist Geschäftsführungs GmbH, Geschäftsführer Michael Benecke. Telefon: +49 841 98171568. E-Mail für Datenschutzanliegen: info@lifeassist.de. Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum.

2. Derzeitiger Testbetrieb

Die Anwendung befindet sich in einem geschlossenen Test. Für den Zugang und die Verwaltung werden echte Kontaktdaten verarbeitet. Verwende für persönliche Geschichten und Unterlagen bis zur ausdrücklichen Freigabe bitte erfundene oder wirksam anonymisierte Angaben. Echte Gesundheitsdaten, Angaben über Religion oder Weltanschauung, Sexualleben oder sexuelle Orientierung und andere besonders geschützte Daten sind für diesen Test noch nicht freigegeben. Eine bloße Anmeldung oder Eingabe ersetzt keine ausdrückliche Einwilligung in solche Verarbeitungen.

Die Vertrags- und Dienstleisterprüfung, die ausdrückliche Einwilligung für sensible Daten sowie die vollständige automatische Löschung müssen vor einem entsprechenden Echtbetrieb abgeschlossen sein. Diese Erklärung behauptet keinen bereits freigegebenen Echtbetrieb.

3. Welche Daten wir wofür verarbeiten

• Zugang: E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Passwort-Anmeldedaten beim Anmeldedienst, Bestätigungs- und Wiederherstellungsinformationen, Sitzungsdaten und technische Sicherheitsdaten. Sie dienen dem persönlichen Zugang, der Zugangssicherung und der Wiederaufnahme deines Stands.
• Deine Arbeit in Life Assist: Von dir gespeicherte Anliegen, Lebensstationen, Werte, Fähigkeiten, Tagebucheinträge, Antworten der Standortanalyse, Gesprächsnachrichten, KI-Antworten, Auswertungen, Rückmeldungen, Freigaben, Bearbeitungsstände und Zeitangaben. Einige Änderungen werden als neue Fassung gespeichert. Eine frühere Fassung kann deshalb weiterhin vorhanden sein.
• Unterlagen: Wenn du eine Datei ausdrücklich einlesen lässt, wird die eingereichte Datei zur Auswertung an OpenAI übermittelt. In der Anwendungsdatenbank speichern wir insbesondere Dateibezeichnung, Dokumentart, ausgewählte Textausschnitte, extrahierte Angaben und deine Prüfung. Das Einlesen ist freiwillig. Entferne vorher Angaben über andere Menschen, die für deine Arbeit nicht erforderlich sind.
• Stellencheck: Wenn du eine Stellenausschreibung prüfen lässt, übermitteln wir die hochgeladene Datei oder den eingefügten Text zusammen mit den aktuell für das Coaching verfügbaren persönlichen Angaben und deinen ergänzenden Hinweisen an OpenAI. Den Vergleich speichern wir mit Dateiname, Datum und kurzen Belegstellen separat in deinem Konto. Die Originaldatei wird nicht in der Anwendungsdatenbank gespeichert. Arbeitgeberanforderungen werden nicht als persönliche Eigenschaften in dein Bild übernommen.
• Profilabruf: Bei einem ausdrücklich gestarteten Abruf einer unterstützten öffentlichen Profiladresse wird die betreffende Website serverseitig angefragt. Der Anbieter erhält dabei technische Abrufdaten. Erreichbare Profiltexte können zur Auswertung an die KI übermittelt werden. Es findet kein fortlaufendes Beobachten deiner Profile statt.
• Betrieb und Fehleranalyse: IP-Adresse und technische Verbindungsdaten können bei den Hosting- und Sicherheitsdiensten anfallen. Die Anwendung erfasst zusätzlich Nutzerkennung, Art und Zeitpunkt von KI-Aufrufen, Modell, Tokenverbrauch, Laufzeit und Erfolg oder Fehler. Diese Verbrauchstabelle enthält keine Gesprächsinhalte oder Originaldateien.
• Datenschutzeinstellungen: E-Mail-Adresse und Nutzerkennung, letzte aktive Nutzung, Erinnerungswahl, Wortlautversion und Zeitpunkt der Einwilligung oder des Widerrufs, Übertragungsstatus, Versandstatus und gegebenenfalls eine Löschanfrage. Damit verwalten wir deine Entscheidungen und verhindern doppelte oder ungewollte Erinnerungen.

4. Rechtsgrundlagen und Freiwilligkeit

Die zur Bereitstellung des von dir gewünschten Zugangs und der Funktionen erforderliche Verarbeitung gewöhnlicher personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Betriebs- und Sicherheitsmaßnahmen nicht bereits hierfür erforderlich sind, beruhen sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, zuverlässiger und gegen Missbrauch geschützter Betrieb. Gesetzlich erforderliche Bearbeitungen, beispielsweise die Erfüllung von Betroffenenrechten, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Freiwillige Erinnerungs-E-Mails beruhen auf deiner gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Ohne Einwilligung erhältst du keine solchen Erinnerungen; die Nutzung der Anwendung bleibt möglich. Eine separate Freigabe für Michael wird nur aufgrund deiner konkreten Auswahl verarbeitet. Für besondere Datenkategorien wäre zusätzlich insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO erforderlich; dieser Einsatz ist noch nicht freigegeben.

Du musst keine persönliche Geschichte, Unterlagen oder freiwilligen Zusatzangaben bereitstellen. Ohne Zugangsdaten können wir keinen persönlichen Speicherzugang anbieten; ohne entsprechende Eingaben kann die KI keine individuelle Einordnung erstellen.

5. KI-Verarbeitung durch OpenAI

Für KI-Antworten und Auswertungen nutzen wir die OpenAI-API. Übermittelt werden die jeweilige Anfrage sowie die für die gewählte Funktion zusammengestellte Gesprächsgrundlage, beispielsweise relevante vorherige Nachrichten, freigegebene Erkenntnisse, Antworten der Standortanalyse, bestätigte Dokumenthinweise und gespeicherte Gesprächspunkte. Tagebucheinträge werden derzeit nicht automatisch an die KI gesendet. Manuell in das Gespräch kopierte Texte werden wie andere Gesprächsnachrichten verarbeitet.

Wir setzen bei den Antwortaufrufen store=false. Das bedeutet nicht, dass OpenAI keinerlei Daten zeitweise verarbeitet oder speichert. Nach der veröffentlichten API-Dokumentation werden API-Inhalte standardmäßig nicht für das Training verwendet, sofern keine entsprechende Datenfreigabe erfolgt. Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden; besondere gesetzliche oder sicherheitsbezogene Ausnahmen und funktionsbezogene Regelungen bleiben möglich. Eine besondere Zero-Data-Retention-Vereinbarung oder ausschließlich europäische Verarbeitung ist für dieses Projekt bisher nicht bestätigt.

Die KI erzeugt Vorschläge und kann sich irren. Es werden durch Life Assist keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich getroffen. Insbesondere entscheidet das System nicht über Beschäftigung, Finanzierung, medizinische Versorgung oder vergleichbare Ansprüche. Die persönliche Einordnung bleibt überprüfbar und veränderbar.

Weitere Informationen: OpenAI: API-Datenverarbeitung und OpenAI: Auftragsverarbeitungsbedingungen.

6. Empfänger und technische Dienste

OpenAI / ChatGPT Sites: Bereitstellung der Anwendung und äußere Zugangskontrolle. Die Anwendung läuft auf der Sites-Plattform mit Cloudflare-basierter Ausführung. Datenschutzeinstellungen, Versandnachweise, technische Verbrauchsdaten und ausdrücklich für Michael freigegebene Ausarbeitungen liegen in der zugehörigen Anwendungsdatenbank. Für deinen eigenen ChatGPT-Zugang gelten ergänzend die Bedingungen und Datenschutzhinweise von OpenAI.

Supabase: Persönliche Anmeldung, Nutzerkonten und die wesentlichen Coachingdaten. Die primäre Projektregion ist Frankfurt (eu-central-1). Die Wahl dieser Region bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Support-, Sicherheits- oder Unterauftragsverarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden. Datenschutzhinweise von Supabase.

Brevo: Versand von Einladungen und Anmelde- beziehungsweise Wiederherstellungs-E-Mails. Bei gesonderter Einwilligung zusätzlich Verwaltung der Erinnerungen. Dafür erhält Brevo E-Mail-Adresse, Einwilligungsstatus und Datum der letzten aktiven Nutzung; die Erinnerungen enthalten keine Coachinginhalte. Versand, Zustellung, Fehler und Abmeldung können beim E-Mail-Dienst protokolliert werden. Wir verwenden Öffnungs- oder Klickdaten nicht zur Bewertung deiner Mitarbeit und nicht zur Verlängerung der Nutzungsfrist. Datenschutzhinweise von Brevo.

Berechtigte Personen: Administrativer Zugriff ist nur für die erforderliche Betriebs- und Supportarbeit vorgesehen. Technisch berechtigte Administratoren können auf gespeicherte Daten zugreifen; die Anwendung verspricht daher keine Verschlüsselung, bei der nur du selbst Inhalte entschlüsseln kannst. Eine inhaltliche Bereitstellung deiner Ausarbeitung für Michael erfolgt gesondert wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Die abschließende Zuordnung der Vertragspartner und Auftragsverarbeitungsverträge für diese konkreten Konten ist noch zu dokumentieren. Dabei sind auch das gemeinsame Brevo-Konto und die berechtigten Administrationspersonen zu prüfen. Vor der Freigabe echter sensibler Coachingdaten werden diese Angaben vervollständigt.

7. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei den eingesetzten internationalen Diensten sind Verarbeitungen außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, möglich. Eine deutsche Datenbankregion allein schließt diese nicht aus. Für einen Echtbetrieb sind die jeweils einschlägigen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO zu prüfen und zu dokumentieren, beispielsweise ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln mit den erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Wir behaupten weder eine für alle Dienste bestätigte EU-Ausschließlichkeit noch eine bereits überprüfte Zertifizierung aller beteiligten Vertragspartner. Informationen und gegebenenfalls eine Kopie einschlägiger Garantien kannst du bei uns anfordern.

8. Freigabe für Michael Benecke

Du kannst eine bestimmte Ausarbeitung einschließlich deiner Rückmeldung ausdrücklich zur Vorbereitung eines persönlichen Gesprächs freigeben. Michael sieht dann diese freigegebene Fassung und deine Konto-E-Mail-Adresse. Vollständige Rohgespräche, Quellenanhänge und Originaldateien werden dadurch nicht in der Freigabeansicht bereitgestellt. Spätere Änderungen werden nicht automatisch geteilt.

Du kannst die Freigabe in der Anwendung zurücknehmen. Dadurch endet der weitere Zugriff in der Freigabeansicht. Bereits gelesene oder rechtmäßig separat dokumentierte Informationen werden dadurch nicht automatisch rückgängig gemacht. Eine Freigabe ist keine Terminbuchung.

9. Erinnerungen und Speicherdauer

Erinnerungen nach drei, sechs und neun Kalendermonaten ohne aktive Nutzung sind vorbereitet, aber derzeit noch nicht für den automatischen Versand freigeschaltet. Die Einwilligung kann bereits unter „Mehr → Datenschutz & E-Mails“ gespeichert oder widerrufen werden. Nach einer erneuten aktiven Nutzung beginnt die Frist erneut. Das automatische Laden der Anwendung, eine Verlängerung der Anmeldung oder das Öffnen einer E-Mail zählen nicht als aktive Nutzung. Eine Abmeldung stoppt weitere durch die Anwendung ausgelöste Erinnerungen; bereits an den Versanddienst übergebene Nachrichten können noch eintreffen.

Für den späteren Betrieb ist vorgesehen, persönliche Coachingdaten nach zwölf Monaten Inaktivität zu löschen und vier Wochen vorher auf die bevorstehende Löschung hinzuweisen. Diese automatische Löschung und Vorwarnung sind noch nicht aktiv. Aktuell bleiben gespeicherte Testinhalte bis zur Löschung oder zur Beendigung und Bereinigung des Tests erhalten. Du kannst jederzeit eine Löschung anfragen; wir bewahren Daten nicht länger auf, als für den jeweiligen Zweck und gesetzliche Pflichten erforderlich.

Einwilligungs- und Widerrufsnachweise, technische Sicherheitsdaten und Unterlagen zur Bearbeitung rechtlicher Ansprüche können für den jeweils erforderlichen Nachweiszeitraum getrennt weiter aufbewahrt werden. Eine abschließende Fristenübersicht einschließlich der Backup-Fristen wird vor dem Echtbetrieb festgelegt. Backups können gelöschte Daten noch bis zur geregelten Überschreibung enthalten und dürfen nicht zur normalen Weiterverarbeitung zurückgespielt werden. Wir versprechen daher keine sofortige Löschung aus sämtlichen Sicherungskopien der Dienstleister.

10. Was eine Änderung oder Löschung bewirkt

Einzelne Inhalte kannst du in den dafür vorgesehenen Bereichen korrigieren, zurücknehmen oder löschen. Manche Bereiche speichern historische Fassungen. Eine Korrektur, ein ausgeschalteter KI-Schalter oder das Löschen einer Karte löscht nicht automatisch bereits gespeicherte Nachrichten, Quellenkopien, frühere Auswertungen oder bei Dienstleistern vorhandene Protokolle.

Für eine vollständige Löschung nutze „Datenschutz & E-Mails → Löschung anfragen“ oder schreibe an info@lifeassist.de. Die Schaltfläche erfasst einen Bearbeitungsauftrag und stoppt die Erinnerungen; sie behauptet keine sofort abgeschlossene Kontolöschung. Wir prüfen den Umfang einschließlich historischer Fassungen, Freigaben, Anmeldedaten und beteiligter Systeme und informieren dich über die Erledigung beziehungsweise zulässige Ausnahmen.

11. Speicher auf deinem Gerät, Cookies und externe Funktionen

Die Anwendung verwendet technisch erforderlichen Sitzungsspeicher für Anmeldung und Wiederaufnahme des Zugangs sowie einen Status für die Passwort-Einrichtung. Er dient nicht der Werbung. Technisch erforderliche Speicherung und Zugriffe erfolgen, soweit anwendbar, nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen.

Im Anwendungscode sind keine zusätzlichen Werbe- oder Reichweitenanalysewerkzeuge eingebaut. Die Hosting- und Anmeldeplattformen können eigene technisch notwendige Mechanismen einsetzen. Ein optionales Tracking wird dadurch nicht pauschal erlaubt. Externe Links werden erst beim Aufrufen besucht. Wenn du die Diktierfunktion deiner Tastatur nutzt, gelten dafür außerdem die Datenschutzeinstellungen deines Geräte- beziehungsweise Tastaturanbieters; Zusätzlich bietet Life Assist eine freiwillige Mikrofonaufnahme: Nach Freigabe des Mikrofons wird die Aufnahme zunächst vorübergehend im Browser gehalten und bei „Fertig“ oder nach spätestens zwei Minuten zur Texterkennung über den Life-Assist-Server an OpenAI übertragen. Du kannst sie vorher verwerfen. Den erkannten Text kannst du prüfen und ändern; gespeichert wird er erst beim Absenden oder Weitergehen. Beim Vorlesen wird der Text der gewählten KI-Antwort an OpenAI zur Erzeugung einer künstlichen Stimme gesendet. Life Assist speichert die Audioaufnahmen und erzeugten Audiodateien nicht dauerhaft; zur Wiedergabe können sie vorübergehend im Arbeitsspeicher deines Browsers liegen. Die beschriebenen Verarbeitungs- und Aufbewahrungsbedingungen des KI-Anbieters gelten auch für die Sprachverarbeitung. Ist die Sprachausgabe bei OpenAI nicht freigegeben, kann die Vorlesefunktion deines Browsers beziehungsweise Geräts eingesetzt werden. Dann gelten zusätzlich die Einstellungen und Verarbeitungsbedingungen deines Geräteanbieters. Die Nutzungsübersicht erfasst technische Sprachaufrufe ohne Audio- oder Textinhalte.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Du kannst eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Soweit wir auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Der Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen.

Kontaktiere uns unter info@lifeassist.de. Wir beantworten Anträge grundsätzlich innerhalb eines Monats; über eine gesetzlich zulässige Verlängerung informieren wir dich mit Begründung. Bei begründeten Zweifeln dürfen wir zusätzliche, verhältnismäßige Angaben zur Identitätsprüfung verlangen. Bitte sende nicht unaufgefordert Ausweiskopien oder sensible Inhalte.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig: Beschwerde beim BayLDA.